Que faire des informations envoyées par le/la responsable de la documentation électronique?

Si vous travaillez dans un SCD, il est possible que la gestion de la documentation électronique soit centralisée aux mains d’une personne (ou de plusieurs, mais partons sur une seule c’est plus simple, et gardons bien en tête l’histoire de la centralisation).

Partons du postulat que vous n’êtes pas cette personne.

Partons du postulat que cette personne se sent parfois seule dans son travail et ressent l’envie irrépressible d’associer ses collègues à son travail solitaire de repérage, d’acquisition et de signalisation de toute cette documentation électronique qui coûte si cher au SCD.

Partons du postulat que, les choses n’étant pas tout à fait cadrées dans votre SCD, la mutualisation des compétences dans ce domaine se limite peu ou prou à des formations périodiques organisées par la responsable de la documentation électronique, et, surtout, par l’envoi de mail de la responsable de la documentation électronique vers ses collègues.

Que faire alors face à une information comme celle-ci:

« Bonjour,

Deux nouvelles ressources électroniques consacrées au Moyen-Age sont accessibles sur le portail du SCD: Encyclopedia of Medieval Warfare and Miltary Technology et Encyclopedia of Middle Age de l’éditeur Oxford.

Ces ressources sont accessibles à distance par simple authentification dans l’ENT.

Pour accéder à ces ressources:

– Se rendre sur le portail du SCD
– Cliquer sur Ressources électroniques puis sur Bases de données
– Faire défiler les ressources, ou bien appeler les ressources par tout ou partie du nom ou de l’éditeur dans le petit moteur de recherche en bas de l’écran principal.
– Pour accéder à distance aux ressources, pensez à cliquer sur le lien « accès distant ».

Vous pouvez également y accéder directement, ici:  Encyclopedia of Medieval Warfare and Military Technology et Encyclopedia of Middle Age

Pour toute question supplémentaire relative à la documentation électronique, n’hésitez pas à me contacter, bisous. (en fait, c’est moi qui rajoute le « bisous ») ».

Autant vous le dire tout de suite, votre première réaction en tant que quiche, à savoir « le Moyen Age je m’en tamponne, c’est pas mon rayon, et la technologie militaire itou », ne nous paraît pas appropriée.

Car la réalité est que vous êtes amenés lorsque vous êtes de permanence en salle de lecture, à renseigner les lecteurs sur des sujets très variés ; que cela s’accroît encore si un lecteur, Dieu sait pourquoi, s’imagine que vous serez la personne à même de le renseigner par téléphone, cela parce que votre patronyme lui a paru sympathique quand il l’a lu sur le site Internet du SCD ; et que cela est votre lot si vous participez au service de réponses à distance dans lequel votre SCD est partie prenante.

Toute information concernant la documentation électronique mérite donc d’être creusée un minimum.

La deuxième réaction en tant que quiche au fait des possibilités de procrastination qu’offrent les outils modernes de communication, à savoir « je range précieusement ce message dans un dossier et je le ressortirai quand j’en aurai besoin » a fait la preuve de son inefficacité.

Le blog des quiches vous propose donc une méthode d’action alternative.

1) Prenez la peine de cliquer sur les liens renvoyant vers les ressources concernées. Cela vous permettra de prendre contact avec la multitude d’interfaces de recherche auxquelles sont confrontées les lecteurs qui tentent de se repérer dans la documentation électronique offerte par le SCD (et qui coûte si cher, merci de le noter encore). Vous verrez d’emblée si la ressource est francophone, ou pas ; si la page d’accueil propose plusieurs onglets, et lesquels ; si une aide est disponible en ligne, et si elle est claire etc.

2) Prenez la peine de tester une recherche dans la base. Ne faites pas une vraie recherche, tapez un mot au hasard et voyez ce qui sort. Vous verrez ainsi d’emblée comment sont présentés les résultats de recherche ; comment réagit la ressource lorsqu’elle ne trouve pas de réponse ; si les résultats sont du texte intégral ou des références bibliographiques ; si les résultats sont exportables facilement. Ces deux étapes vous prendront entre 5 et 15 minutes selon votre degré de conscience professionnelle et selon le temps dont vous disposez pour ça. Ces 15 minutes sont indispensables pour espérer avoir le réflexe, lorsqu’un lecteur vous demandera un ouvrage sorti ou exclu du prêt sur l’histoire des techniques militaires, de penser qu’un jour vous avez vu une ressource, que même elle était en anglais mais malgré tout très facile d’utilisation. Sans ses 15 minutes, jamais vous n’y penserez, justement parce que ce n’est pas votre rayon.

Il est évident qu’on ne vous demande pas en si peu de temps d’évaluer la ressource en question. D’une part ce n’est pas votre travail, d’autre part ce blog ne saurait s’arroger la prétention de pouvoir vous apprendre cela ; figurez-vous qu’il y a des formations pour ça. Le but est uniquement de vous aider à ne pas passer à côté d’une ressource que vous ne trouverez peut-être pas spontanément mais qui peut vous être utile dans votre tâche de renseignement.

3) Allez un peu plus loin! Vous avez encore 5 minutes à consacrer à ce travail? Allez regarder au portail du SCD comment on trouve cette ressource. Vous verrez que dans le moteur de recherche des ressources électroniques, si vous tapez « technique militaire » vous ne trouverez rien. C’est « technologies militaire » qu’il faut saisir. De la même manière, si vous tapez « chirurgie » vous ne trouverez jamais l’Encyclopédie Médico-Chirurgicale dont l’accès distant est opérationnel depuis peu. Ce qui serait vraiment dommage car vous rateriez alors cette belle page d’accueil à la Urgences où toutes les minorités visibles sont représentées, visiblement ravies d’être de jeunes et jolis médecins en blouse blanche.

4) Pour finir, et ce uniquement si vous tenez à avoir de bonnes relations avec la responsable des ressources électroniques, prenez au pied de la lettre sa formule de politesse: «  Pour toute question supplémentaire relative à la documentation électronique, n’hésitez pas à me contacter ». Si malgré de multiples clics vous ne comprenez pas quelle est cette ressource, de quoi elle parle, à quels étudiants elle est censée servir ou pourquoi vous n’arrivez pas à la retrouver dans la liste des ressources du SCD, parlez à votre collègue, posez-lui des questions! Elle sera tellement contente que quelqu’un lise enfin ses mails que, soyez-en sûrs, elle sera désormais votre esclave dévouée.

Il est évident que cet objectif ne sera pas atteint si votre question est orientée d’emblée dans le sens « Je ne comprends pas pourquoi on dépense tellement d’argent pour acheter ces bases que personne ne consulte jamais et qui sont incompréhensibles »…Ceci est une question que nous n’éluderons pas mais qu’il faudra plutôt poser à la responsable de la politique documentaire de votre SCD.

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6 commentaires pour Que faire des informations envoyées par le/la responsable de la documentation électronique?

  1. Emilie dit :

    Argh, j’utilisais la technique de sioux n°2. Mais comme je veux être dans les petits papiers de ma responsable de doc élec, je promets désormais de faire de mon mieux pour cliquer avant de ranger.

  2. Guillemette dit :

    merci !

  3. Nicole dit :

    Ah, j’adore ! Je l’envoie de suite à tous mes collègues.
    Je viens de découvrir le blog, je sens que je vais le suivre…
    Et merci, de la part d’une responsable docelec qui effectivement se sent souvent bien seule !

  4. Ping : Que faire des informations envoyées par le/la responsable de la documentation électronique ? « BibElec

  5. Nicole dit :

    Bonjour de nouveau !
    J’ai « rebloguer » un peu vite l’article, et en fait mon blog est à usage interne (il n’a pas grand intérêt autre que pour mes collègues…) et donc serait-il possible de supprimer ce commentaire : »Reblogged this on BibElec » ? J’ai préféré faire un article qui signale cet article, voilà.
    En tous les cas bravo pour ce blog !

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